发布时间： 2024年06月17日 分类 ：万古发现 文字来源：beat365体育(中国)唯一官网平台
最近有一些关于“入职谈判”的争论，大义就是员工和HR纠结于入职谈判阶段谈的“条件”，入职后没有兑现这是否属于诈骗？员工觉得受到了欺骗，HR表示是条件发生了变化很无奈。在人力资源管理系统中，对于员工“入职前阶段”的管理内容比较少，主要集中在招聘过程管理这块，HR也主要利用eHR系统进行相关的操作，不会在类似于“入职谈判”阶段过多的去利用HR软件系统，但是！人事管理系统是一个神奇的软件，会用的HR会从中得到非常的助益！本文就基于beat365体育(中国)唯一官网平台的Vantop系统，来谈谈“入职前阶段”HR可以利用HR系统得到哪些帮助，以及需要在这个过程中尽量避免哪些“坑”。
入职前阶段是员工通过面试后（有些企业也把面试加入了这个阶段，本文的定义不含），加入企业前（本文也包括入职当天的部分事宜）的一系列准备工作，这一阶段的目的是确保新员工入职前的顺畅沟通，帮助他们顺利进入新工作环境，并为其提供必要的信息和指导。以下是入职前阶段的主要工作内容：
01、确认录用细节（入职前谈判）
在招聘流程结束并确定最终候选人后，企业需要与其进行详细的沟通（也可称其为谈判），并向其发出录用通知。录用通知应明确告知候选人已被企业录用，并详细说明入职的时间、地点、具体的待遇和条件、所需携带的文件等相关信息。这个过程可以在eHR系统中直接一键标准化发送，防止出现内容的纰漏。
02、准备入职材料
HR要在这个阶段为新员工准备一系列入职材料，包括但不限于入职登记表、劳动合同、保密协议、工资单、企业针对新员工提供的特殊材料（比如员工手册）等。这些材料应提前准备妥当，以便新员工入职时能够及时填写和签署。
03、安排入职培训
根据新员工的岗位需求，安排入职培训。入职培训可以包括对企业文化的介绍、岗位技能的培训、工作流程的讲解等内容。入职培训的目的是帮助新员工快速熟悉工作内容和要求，提高其工作效率。这个流程也可在OA或者eHR系统内直接发起，标准化操作。
04、配置工作环境
为新员工准备好必要的工作用品和办公设备，如电脑、电话、办公桌椅、文具等。同时，确保新员工的办公地点、工位、网络等配套设施齐全，以便其能够立即投入到工作中。
05、安排合适的入职引导人
为新员工安排合适的入职引导人，负责在新员工入职或者试用期内对其进行指导和帮助。建议入职引导人最好最好具备亲和力，并认可企业的文化，具备良好的沟通能力、协调能力和团队合作精神，能够帮助新员工顺利度过入职阶段。
06、提前发送入职指南
提前向新员工发送入职指南，告知其入职当天需要携带的文件、完成的任务及注意事项等。入职指南可帮助新员工提前了解企业和工作相关信息，减轻其入职时的紧张和不安。
07、安排好入职会议
在员工入职当天，最好能安排一场入职会议，让新员工与团队成员或对应的管理者见面，介绍企业文化和团队氛围，加深新员工对企业和工作内容的了解。
08、入职跟进与反馈
入职前阶段结束后，企业需要安排对口人员对该员工的入职流程进行简要总结和反馈，了解新员工对入职准备的满意度，不断优化和改进入职流程，提高新员工的归属感和满意度。该部分可在eHR系统或者内部系统内以定向调研的方式进行，节省大家的时间，提高效率。
1、避免发布的招聘广告和职位描述不准确
为了避免员工入职后产生的失落感，HR需要确保招聘广告和职位描述中提供的信息真实、准确，与实际的岗位需求相符合。不要夸大公司环境或薪酬福利，以免引起新员工的误解和不满。建议在启动招聘流程前，HR应与相关部门充分沟通，明确招聘需求，包括岗位说明书、任职资格、岗位职责等。同时在eHR系统内发起相关流程，形成经过验证的招聘需求，并通过eHR系统简历管理功能辅助筛选符合要求的候选人（但简历规则切记合适）。
2、千万不要忽视招聘过程的合规性
建议HR避免在招聘过程中采取“不合规”的行为，确保所有行为遵循相关的法律法规，如劳动法、隐私保护法等。例如，不要在招聘过程中询问与工作无关的个人信息，如婚姻状况、宗教信仰等，避免有“隐形歧视”行为的产生（关于隐形歧视的介绍可查看之前的文章《企业招聘可能存在哪些歧视？是否能结合eHR系统降低招聘歧视的几率》）。
3、避免确定候选人后的沟通不畅
候选人通过面试后建议HR与其继续保持良好沟通，针对其存在的疑惑与迟疑进行及时的回应和关切，不少情况下，信息差也可能导致候选人对HR产生不少“误解”，例如HR对自己的兴趣不强，是不是在寻找其他的候选人，自己只是“替补”。特别是针对与上一家企业未彻底结束雇佣关系的候选人（及所谓的“在职跳槽”）建议设置定期沟通提示（不少HR软件或特殊软件都有该功能），并且在录用通知中明确入职时间、所需材料等信息，避免因信息不明确导致的误解。
4、设定清单表，防止入职材料准备不充分
建议HR针对员工入职阶段需要准备的材料建立清单表，也可在人力资源管理系统内加入相关流程，逐项核对清单内物品和材料的准备情况，保证提前准备好所有必要的入职材料，如合同、保密协议、入职指南等，确保新员工入职时能够迅速拿到所需文件，减少等待时间。也防止因为纰漏出现不必要的误会（不少纠纷都源于误会）。
5、避免出现入职培训不足或不合适的情况
建议HR提前根据新员工的岗位需求，设计好对其进行的入职培训主要内容，确保培训既全面又有针对性，如果可能，可以安排老员工或专门的培训师进行一对一辅导。也可以在人事系统内设置专门的入职培训流程，针对不同部门设定好对对应的培训人、内容、形式、节奏及考核，这样标准化管理入职培训，还可以及时设置培训的效果，对于HR和新员工而言，都更有保障，减少业务的出错率并提高效率，减少每次有人员入职时的沟通协调时间。
6、提前准保好必须的工作环境
HR需要提前为新员工准备好必须的工作环境，例如办公桌椅、电脑、网络、手册、流程说明等，将基础设施提前准备妥当，避免新员工入职时无法立即开始工作，对企业的专业性和自己的重要性产生怀疑。也可在人力平台内设置相关的清单选项和必要的流程节点，与负责人，当发起入职流程后，相关人可以收到提示，按要求在时间节点前准备，将责任个人落实到点。
7、避免忽视新员工的社会化过程
建议HR为新员工安排入职欢迎仪式，帮助其尽快了解团队成员并融入团队，例如组织欢迎午/晚餐或定期组织阶段内入职的新员工进行团队建设活动，促进新员工与团队成员的互动。为了降低HR在这部分工作内投入的时间和精力，也可在eHR系统内将入职欢迎仪式“流程化”，固定时间要求和对接人员（例如入职当天中午，全部门一起或者直属领导单独，可根据部门人数或者工作情况进行辨别），当流程走完入职手续办理后，直接启动入职欢迎仪式部门，在系统内进行必要的提示和后续跟进。
8、避免忽略入职前阶段成果的后续跟进
建议HR在新人入职后的一段时间内，定期与新员工进行沟通，了解其对于进入公司后的适应情况，收集对方遇到的困难或需要得到的帮助，及时提供必要的帮助和支持。对于这件事情，可在人事管理系统内设定沟通提醒，甚至把新人沟通设置成考核点，加入流程内，及时进行工作的落地和反馈，新人沟通时，可单独进行，也可带着新人的入职引导人一起。
9、避免忽视对于试用期的有效管理
建议HR在新人员工的试用期期间，及时对员工的表现进行适当的评估和反馈，确保双方都有机会了解彼此是否适合。这个和上一条略像，但目的是评估新人对于这份工作的适合程度，若发现和岗位存在严重的不合适，需要分析是员工个人的原因还是岗位不匹配，是否需要为其安排其他合适的岗位或者进行相关培训，甚至是给与试用期不通过的评定。在人资系统内可设定专门的试用期管理模块，有试用期考核评估，结果可直接从系统内得到有效反馈。
10、千万不要忽视对员工的隐私保护
HR在进行上述环节时，尽量保证在处理员工个人信息时，严格遵守隐私保护规定，确保信息安全，避免泄露。也可通过专业的HR软件系统加强这个部分的防护，隐私问题在任何时候都万分重要。
入职前阶段是新员工与企业相互了解的重要环节，企业应充分重视并做好相关工作，以确保新员工能够顺利融入企业，发挥其潜能，为企业创造价值。而HR在入职前阶段通过结合eHR系统尽量有效避免入“坑”，也可以大范围提高这个阶段的工作顺利度，降低后续工作存在的隐患，为新员工进入企业工作打好基础，帮助他们更快地适应新环境，提高满意度和留存率。在人力资源管理系统中，虽然没有入职前阶段的专门管理模块，却可以为HR提供不少的辅助力量，助力他们避“坑”的同时把工作做好，HR也能创造更大的工作价值。关于本文提及的话题，若有企业感兴趣，或者想了解更多和HR软件相关的事宜，欢迎直接联系beat365体育(中国)唯一官网平台：400-8048-819。
